In einer Welt sich ständig ändernder Gesetze und Vorschriften soll ein effektives CMS nicht nur Compliance-Verstöße verhindern, die Ihre Unternehmensexistenz gefährden könnten, sondern auch für organisatorische Effizienz und rechtliche Sicherheit sorgen. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es Expertise und Zeit. Wir wollen Sie dabei unterstützen, Ihr Unternehmen bestmöglich gegen rechtliche Risiken abzusichern. Dabei ist unser Anspruch, dass Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Wir geben Ihnen die nötige Expertise und schonen Ihre Zeit und Ressourcen.

Unser Ansatz beginnt mit einer detaillierten Risikoanalyse, zugeschnitten auf Ihre Branche und spezifische Unternehmensstruktur. Wir identifizieren und bewerten die geltenden rechtlichen Anforderungen. Mit unserer Expertise in der Implementierung von CMS gemäß internationaler und nationaler Standards wie DIN ISO 37301:2021 und IDW PS 980 gewährleisten wir, dass die implementierten Maßnahmen nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse integriert werden.

Zudem bieten wir auf Wunsch die Rolle der Ombudsperson für Ihr Hinweisgebersystem an, um ein vertrauensvolles Umfeld für die Meldung von Unregelmäßigkeiten zu schaffen. Dies trägt wesentlich dazu bei, Ihr Unternehmen vor internen und externen Risiken zu schützen und gleichzeitig die Compliance-Kultur zu stärken.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und verdient eine individuell angepasste Compliance-Lösung. Wir entwickeln Ihr CMS, das nicht nur rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern auch Ihren Weg zu operativer Exzellenz ebnet.

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Genauso wenig gleicht ein Compliance-Management-System dem anderen. Um das individuelle und maßgeschneiderte CMS für jedes Unternehmen entwickeln und implementieren zu können, sieht unsere Beratung die folgenden Bestandteile vor, wobei sich Reihenfolge und Umfang der einzelnen Schritte – mit Ausnahme des ersten und letzten – unterscheiden können.

Zu Beginn der Vertragslaufzeit führen wir eine umfassende Compliance-Bestandsaufnahme durch, einschließlich Interviews mit Schlüsselführungskräften, um zu ermitteln, welche Grundelemente eines Compliance-Management-Systems (CMS) bereits vorhanden sind. Diese Interviews decken verschiedene Aspekte wie Unternehmensstruktur, Datenschutz, Risikomanagement und Hinweisgeberschutz ab und identifizieren spezifische Herausforderungen des Unternehmens. Anhand eines umfangreichen Fragenpools zu etwa 20 Rechtsgebieten wird der aktuelle Compliance-Status des Auftraggebers erfasst, um relevante Regelungen zu identifizieren und zu priorisieren.

Basierend auf den allgemeinen Unternehmenszielen und der Unternehmensstrategie entwickeln wir spezifische Compliance-Ziele, die mit dem CMS erreicht werden sollen. Dieser Prozess beinhaltet unter anderem eine Unternehmens- und Umfeldanalyse sowie die Definition von Risiken und Chancen bezüglich der CMS-Ziele.

Wir identifizieren und bewerten die Compliance-Risiken unter Berücksichtigung der festgelegten Compliance-Ziele. Die identifizierten Risiken werden hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Folgen analysiert und es werden Interviews sowie Workshops mit ausgewählten Stakeholdern durchgeführt.

Basierend auf unserer Beurteilung der Compliance-Risiken erstellen wir ein maßgeschneidertes Compliance-Programm, das Richtlinien und Maßnahmen zur Risikobegrenzung und Vermeidung von Compliance-Verstößen umfasst. Dieses Programm beinhaltet differenziertes Richtlinienmanagement, Prozessmanagement, effektive Aufsichts- und Kontrollmechanismen sowie Maßnahmen, die bei festgestellten Compliance-Verstößen zu ergreifen sind. Die genaue Ausgestaltung des Compliance-Programms umfasst verschiedene Bestandteile wie Verhaltenskodizes, Richtlinien, Risikomanagementprozesse und Mechanismen zur Berichterstattung über interne Untersuchungen.

Wir entwickeln ein Konzept für die Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen des CMS, einschließlich der erforderlichen Aufbau- und Ablauforganisation, wobei Rollen und Verantwortungsbereiche klar definiert, kommuniziert und dokumentiert werden. Zu den Kernaspekten dieser Compliance-Organisation gehören unter anderem die Implementierung von Prozessen, die Festlegung von Verantwortlichkeiten sowie die Benennung eines Compliance-Beauftragten und einer Ombudsperson.

Wir schaffen ein Kommunikationskonzept zur Information und Schulung von Mitarbeitern und betroffenen Dritten über die bislang implementierten Schritte. Dies beinhaltet Schulungen und fortlaufende Kommunikation zu verschiedenen Compliance-Themen wie Datenschutz, Korruptionsbekämpfung und Informationssicherheit, sowie die Entwicklung und Implementierung eines Prozesses für die fortlaufende Compliance-Berichterstattung. Um eine langfristige Wirkung der Compliance-Kommunikation zu gewährleisten, erstellen wir innovative und zugeschnittene Kommunikationsstrategien, die beispielsweise Awareness-Kampagnen mit Video- und Audioelementen sowie Podcast-Versionen von Compliance-Handbüchern umfassen können.

Die Compliance-Kultur bildet die Basis für die Angemessenheit und Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems. Sie wird maßgeblich durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen des Managements („tone from the top“) sowie die Verankerung von Unternehmenswerten beeinflusst. Wir entwickeln Maßnahmen, um diese Kultur zu stärken, einschließlich eines Orientierungsprogramms, das die Bedeutung von Compliance hervorhebt, Kommunikationsmechanismen zur Umsetzung der Leitlinien und regelmäßigen Überprüfungen der gelebten Compliance-Kultur. Zusätzlich werden Feedback-Methoden implementiert, um die Einbeziehung der Beschäftigten zu fördern und eine positive Fehlerkultur zu etablieren.

Die Unterhaltung eines wirksamen CMS ist eine Daueraufgabe. Wir unterstützen unsere Auftraggeber auch bei der fortlaufenden Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des CMS. Bei der Identifikation von Schwachstellen oder Regelverstößen im CMS werden diese an die entsprechenden Stellen des Auftraggebers berichtet und wir schaffen einen Prozess zur Erkennung und Reaktion auf Zielabweichungen für die Beseitigung von Mängeln und die kontinuierliche Verbesserung des CMS. Dies schließt regelmäßige interne Audits, Managementbewertungen und Reifegradmessungen ein, um die Compliance-Leistung fortlaufend zu überprüfen und zu optimieren.

Datenschutz ist heute mehr als nur eine rechtliche Anforderung; er ist ein zentraler Baustein Ihres Unternehmenserfolgs. In einer Welt, in der Daten oft als das neue Gold betrachtet werden, ist es unerlässlich, dass Unternehmen effektive Datenschutzmaßnahmen ergreifen. DEGECO steht Ihnen als Partner zur Seite, um eine starke Datenschutzkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren und das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner nachhaltig zu stärken.

Mit der zunehmenden Bedeutung der DSGVO ist es wichtiger denn je, dass Ihr Unternehmen nicht nur aktuelle Vorschriften einhält, sondern auch proaktiv handelt, um Datenschutzverletzungen und deren potenzielle Schäden vorzubeugen. Unsere Leistungen umfassen eine detaillierte Risikoanalyse und Compliance-Bewertung, die Entwicklung und Implementierung maßgeschneiderter Datenschutzrichtlinien und -verfahren, zielgerichtete Datenschutzschulungen für Ihre Mitarbeiter sowie regelmäßige Audits und Überwachungen. Zudem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, unsere Experten als externe Datenschutzbeauftragte einzusetzen. Diese unterstützen Sie in allen Fragen der DSGVO-Konformität und bieten professionelle Beratung im Bereich des Datenschutzes an.

Warum DEGECO für Ihren Datenschutz? Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die perfekt zu den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Unsere langjährige Erfahrung gewährleistet, dass Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung sind. Mit uns minimieren Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen und deren finanziellen Folgen, während Sie gleichzeitig das Vertrauen und die Reputation Ihres Unternehmens stärken.

Setzen Sie auf DEGECO für eine umfassende, vertrauenswürdige Datenschutzstrategie, die Ihr Unternehmen schützt und gleichzeitig eine starke Datenschutzkultur fördert.